Elaborer un plan de reprise d'activité
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Retrouvez toutes les informations utiles pour élaborer votre plan de reprise d'activité suite à la crise sanitaire. |
Le plan de reprise d’activité, à définir avec votre collectivité, est un document qui vous permettra de planifier la reprise progressive de vos activités. Ce document peut s’organiser en deux parties :
1. Mise en œuvre des mesures sanitaires et des processus de travail assurant la sécurité des personnels et des usagers dans le contexte pandémique.
2. Schéma progressif de reprise d’activité construit en 4 phases et adapté à chaque territoire en fonction des moyens humains et matériels, des circonstances et de l’impact de la pandémie.
Documents de référence
Organiser concrètement la reprise (Phase 1)
Il est recommandé de centrer le travail en présentiel sur des tâches qui ne peuvent être réalisées à distance et qui ont un caractère prioritaire :
- préparation des locaux, aménagement des espaces ;
- mise en œuvre des services (par téléphone et/ou par internet) au public pour les services à distance, de retrait et de portage de documents ;
- commande de documents, catalogage, équipement ;
- traitement des documents notamment leur désinfection et/ou leur mise en quarantaine.
Pour la réception des colis, notamment de commandes de livres, une mise en quarantaine de 1 jour (cartons ouverts) et de 3 jours pour les autres supports (cartons ouverts) dans un local dédié doit être faite avant manipulation.
Il convient de limiter le nombre de personnes manipulant des documents en phase d’équipement et revoir si besoin le processus de sorte que la même personne réalise un traitement de A à Z.
Désinfection des documents et lavage des mains avant manipulation par les catalogueurs et à la fin de chaque session.
Avec ou sans rendez-vous ?
Deux modalités sont possibles pour la récupération des documents :
• Sans rendez-vous : le lecteur vient chercher ses documents quand il le souhaite pendant les horaires d’ouverture de la bibliothèque. Si plusieurs lecteurs arrivent en même temps, une file d’attente bien organisée (matérialisation du parcours des usagers par une signalétique et un marquage au sol rappelant la distanciation physique nécéssaire) et un système d’entrée-sortie sécurisé (pas de risque de croisement) permet d’éviter les risques de propagation du virus.
• Avec rendez-vous : En plus de réserver leurs documents, les lecteurs réservent également un créneau horaire pour venir les récupérer. Cette façon de faire est plus lourde (pour le lecteur comme pour la bibliothèque) mais permet de minimiser les risques de contact entre les lecteurs.
La mise en place d’un système de rendez-vous sera réservée aux plus grosses bibliothèques qui reçoivent couramment plus de 15 personnes/familles par heure.
Prérequis obligatoire à la mise en place d’un drive
• Un seul bibliothécaire (salarié ou bénévole) suffit pour une petite bibliothèque. Il faudra davantage de personnel pour les équipements plus importants. Les horaires de la bibliothèque pourront être adaptés en fonction de la disponibilité des agents en cette période particulière. Il faut également compter un temps de travail interne important pour la préparation des réservations.
• Un espace pour se laver les mains facilement accessible pour les agents. • Des lingettes imprégnées de solution alcoolique ou un spray de même type pour décontaminer les surfaces.
• Des sacs (en papier de préférence) pour mettre les documents réservés.
Prérequis Recommandé mais optionnel à la mise en place d’un drive
• Masques pour les agents.
• Une barrière de sécurité en plexiglas à la banque de prêt, ou au comptoir (table) installé pour l’occasion.
• Un flacon de gel hydro alcoolique.
Fonctionnement général
Le schéma ci-dessous n’est évidemment qu’une proposition qui devra être adaptée à chaque bibliothèque. Il repose sur quelques grands principes :
1. Aménagement de la bibliothèque : la bibliothèque doit être aménagée pour créer un espace d’accueil restreint. Le public ne peut pas accéder à toute la bibliothèque mais juste à une petite zone où il pourra rendre ses livres et prendre ses sacs. Des zones pour le stockage des retours (quarantaine) et des sacs à emporter devront également être aménagées.
2. Un seul agent est nécessaire pour le fonctionnement : situé derrière la banque de prêt, il va chercher les sacs et les pose sur le comptoir. Les documents ont été prêtés avant, donc aucune opération informatique n’est nécessaire à ce stade. De même on n’effectuera ni retours ni rangement pendant la permanence.
3. Les retours ne seront pas traités en temps réel. Ils devront être déposés sur une table, une caisse ou un chariot dès l’entrée dans la bibliothèque. Ils ne sont pas passés en retour dans le SIGB. A l’issue de la permanence, ils sont stockés dans un espace dédié et mis en quarantaine pendant 10 jours. À l’issue de ce délai, ils pourront être passés en retour et rangés. 4. Les réservations peuvent se faire directement sur le portail de la bibliothèque (de préférence) mais également par mail voir par téléphone.
5. Ce fonctionnement nécessite quelques paramétrages dans le SIGB dans la mesure où les retours ne seront pas effectués tout de suite, mais plusieurs jours plus tard. Il faudra donc augmenter les quotas et durée de prêt (régularisation plus tard). De même les prêts sont effectués tout de suite (donc potentiellement plusieurs jours avant que le lecteur ne vienne chercher ses documents).
6. Il peut être également nécessaire de faire des paramétrages pour rendre possible la réservation des documents en rayon (demander à l’éditeur du SIGB si nécessaire).
Réservation par téléphone ou par mail
La bibliothèque peut également autoriser les réservations par téléphone ou par mail afin de :
• permettre l’accès au service aux personnes peu à l’aise avec l’informatique,
• permettre des réservations thématiques (je cherche un livre sur tel sujet, un policier récent…) et pas forcément titre à titre.
Pour les réservations par téléphone, il faut préciser les créneaux horaires pendant lesquels les lecteurs peuvent appeler (a priori pas pendant les horaires d’ouverture au public). On notera les demandes du lecteur. On n’oubliera pas de noter son numéro de carte ainsi que son numéro de téléphone. Lors de la commande par téléphone, on indiquera au lecteur la date prévisible à partir de laquelle il pourra venir chercher ses documents (compter le temps de recherche en rayon). Pour le reste, on fera comme pour les réservations par mail (prêt et rangement dans sac).
Il conviendra de :
- privilégier les réservations par téléphone, par mail ou sur le site internet de la bibliothèque ;
- favoriser le portage en partenariat avec les services sociaux, et coupler ce service avec par exemple la livraison de repas à domicile ;
- munir les agents de gel hydro alcoolique, de savon et d’essuie-mains à usage unique au niveau des points d’eau ;
- désinfecter les véhicules de desserte ;
- si retour des documents, isoler puis traiter les documents retournés en respectant les consignes de quarantaine.
La bibliothèque numérique de l'Essonne du sud est ouverture à l’ensemble des habitants du Sud de l’Essonne. Bibliosud propose un fonds d’ouvrages numériques (fictions, revues, essais, etc.) aux habitants inscrits dans une bibliothèque du sud de l’Essonne (Les Deux Vallées, Dourdannais, Entre Juine et Renarde, Etampois, Pays de Limours, Val d’Essonne). Le Département a souhaité rendre ces collections accessibles à l’ensemble des habitants du sud de l’Essonne. L’inscription se fait en ligne : https://bibliosud.essonne.fr.
Les services départementaux et la Médiathèque départementale ont également sollicité les réseaux de lecture publique des intercommunalités du nord de l’Essonne pour les accompagner dans la mise en place d’une offre de ressources numériques accessibles à tous les habitants de leur territoire. Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre EPCI afin de connaitre l’accessibilité de ces ressources à l’issue du confinement.
Une simple inscription en ligne suffit à tous les habitants pour accéder aux ressources numériques du réseau de médiathèques de la communauté d’agglomération. Rendez-vous sur ligne sur https://bibliotheques.vyvs.fr.
Organiser la réouverture partielle des locaux au public (Phase 2)
- Définir une jauge adaptée : chaque bibliothèque fixera une capacité d’accueil maximum devant être calculée sur la base d’un espace libre de 4m² par personne sans contact.
- Le lien suivant vous propose de calculer votre jauge et de définir votre capacité d’accueil : https://www.pro.affluences.com/calculateur-jauge
- S’équiper d’un dispositif de comptage pour contrôler le nombre de personnes présentes dans le bâtiment. Si vous ne disposez pas de portique permettant de calculer le nombre de lecteurs présents dans vos locaux, prévoir du prévoir du personnel pour réguler les flux.
- Organiser la file d’attente qui pourrait se constituer à l’extérieur par un marquage au sol rappelant la distanciation physique nécessaire.
- Organiser des circuits différenciés pour les lecteurs entrants et les lecteurs sortants dans l’établissement et dans les rayonnages ; utiliser pour cela de la rubalise ou tout autre dispositif de ce type pour un marquage au sol, installer une signalétique claire pour orienter les lecteurs.
- Suspendre l’accès aux fontaines à eau et aux machines à café. Fermer les espaces non-accessibles et espaces de convivialité.
- Retirer le mobilier ne pouvant être désinfecté correctement (assises en tissu par exemple) ou en condamner l’accès (utiliser de la rubalise par exemple).
- Installer des distributeurs de gel désinfectant pour les lecteurs et un accès facilité à des sanitaires munis de savon et d’eau ainsi que des serviettes en papier jetables.
Installer des chariots en tête de rayonnage à destination du public pour y déposer les ouvrages manipulés et qui ont vocation à être décontaminés avant d’être remis en rayon ; mettre en place une signalétique claire pour le public.
- Espacer les postes informatiques d’au moins 1 mètre ou de ne donner accès qu’à un poste sur deux lorsque le mobilier ne peut être déplacé.
- Prévoir un écran de protection similaire à celui installé aux caisses des supermarchés pour les postes informatiques se faisant face.
- Organiser les temps de sessions en privilégiant un système de réservation à distance (par téléphone) et en limitant les sessions dans le temps.
- Prévoir systématiquement un temps de nettoyage du matériel et des écrans de protection entre chaque session.
- Désinfecter les matériels à l’aide d’un chiffon microfibre humidifié avec un mélange de 70% d’alcool isopropylique et de 30% d’eau pour le nettoyage. L’ensemble du matériel et du mobilier du poste informatique doit être nettoyé : chaise, table, clavier, souris, zone manipulée de l’écran centrale, écran…
- Nettoyez les imprimantes et scanners après chaque utilisation par un usager.
Organiser la réouverture, la reprise des activités des groupes et des animations culturelles (Phase 3)
- Organiser l’intervention de manière à respecter la règle d’une distance de 1 mètre.
- Mettre à disposition du gel hydroalcoolique ou des lingettes pour le nettoyage des stylos et du matériel utilisé pour les ateliers.
- Privilégier l’utilisation d’un stylo personnel par les lecteurs.
- Établir un plan de nettoyage avec périodicité et suivi de ces locaux et du mobilier.
- Nettoyer les outils numériques et tablettes numériques entre chaque usager.
- Cadrage nécessaire avec l’éducation nationale pour s’adapter aux nouvelles modalités ( groupes limités à 15).
- Réfléchir en amont à l’articulation entre bibliothèque et travail à distance pour les élèves.
- Adapter les mobiliers si nécessaire pour favoriser la désinfection des surfaces.
- Limiter le nombre d’usagers dans ces espaces.
- Aménager les espaces de façon à respecter les distances de sécurité.
- Prévoir une signalétique sur les usages à respecter.
Organiser le reprise de tous les services au public, même en espace exigu (phase 4)
En situation post-pandémique, l’ensemble des services au public pourra être honoré.